Fundamentos da gestão de tempo

Nem sempre conseguimos produzir tudo que gostaríamos ou necessitamos no prazo de 24h, com os dias cada vez mais ocupados e a sensação constante de insuficiência nas tarefas corporativas ou pessoais é comum desejar que o dia tenha um pouco mais de horas não é mesmo?

Mas se o dia tivesse 30h, será que conseguiríamos fazer aquela entrega pendente ou será que daríamos mais uma desculpa? O que nos falta é realmente horas a mais ou uma melhor gestão do tempo que temos disponível para um aproveitamento mais efetivo?

Não somos máquinas e nem sempre dar conta de todas as demandas que nos cercam será possível e isso é normal, precisamos respeitar os nossos limites. Porém, existem caminhos que ajudam a ter sob controle aquilo que temos de mais precioso: o tempo.

Vamos aos 3 princípios da produtividade: 

• Espaço 

Manter um espaço de trabalho organizado para simplesmente encontrarmos ferramentas, livros e arquivos com mais facilidade é muito importante. Reserve um tempo de sua semana, algumas horas se possível e separe todos os materiais que estão sobre seu espaço de trabalho, faça uma filtragem e veja o que realmente precisa ficar, encontre os locais adequados para o que você identificar que não precisa ficar em sua mesa e descarte o que você não irá utilizar. Esse momento requer muita atenção e foco para que nada se perca ou você descarte algo que futuramente venha precisar. 

Existem algumas metodologias que podem te ajudar nesse processo como por exemplo o 5S, que tem dentre os seus princípios separar o necessário do desnecessário, organizar o espaço de trabalho de forma eficaz e manter um ambiente de trabalho limpo. 

• Mente 

Aqui também falamos de um espaço, mas esse não é físico e sim o espaço de nossas ideias, pensamentos, tudo que absorvemos em nosso dia a dia é processado por ela. Você já pensou que também precisamos deixar a nossa mente organizada? 

Para o melhor aproveitamento do que aprendemos e melhor organização de nosso dia a dia, a nossa mente também precisa estar limpa, então consideramos entregas pendentes, assuntos que não se resolveram, retorno com um orçamento para um cliente que solicitou e até um e-mail não respondido como uma “sujeira” que precisa ser eliminada para conseguirmos focar e dar andamento em outros assuntos e para fazermos a limpeza desse espaço tão importante precisamos colocar pontos finais nessas questões abertas.  

Você pode começar pela sua caixa de entrada do e-mail verifique os assuntos que ainda estão pendentes com seus colegas de trabalho, clientes e fornecedores. Demarcar os e-mails que são prioridades para serem respondidos pode ser um bom começo.  

Transfira os compromissos que estão em sua mente para sua agenda, reservando dia e horário para aquelas tarefas que estão abertas e garanta que esse período que reservou não seja sabotado com outras atividades. Lembre-se: você precisa finalizar esses assuntos para dar continuidade em novas demandas que surgirão. 

Dica Move: Livro Listomania: Organizando Pensamentos de Paula Rizzo. Nele você aprenderá com organizar suas ideias através de listas e encontrar o melhor fluxo para otimizar sua rotina de trabalho. 

• Tempo 

Agora que você já organizou o seu espaço de trabalho, limpou sua mente colocando pontos finais necessários nas tarefas que estavam pendentes é o momento de você se programar com o tempo que tem em mãos para as demandas futuras. 

Sugerimos que utilize muito sua agenda, seja digital ou física, ao agendar um compromisso analise se vai precisar de mais que 15 minutos para resolver determinado assunto, caso esse evento possa ser finalizado em menos tempo não vale a pena ser agendado, resolva na hora.  

Coloque na agenda tudo que faça parte de sua rotina, seja um curso que esteja fazendo ou um artigo que está em andamento e coloque o tempo estimado para essas tarefas. 

Não gaste tempo demais com uma tarefa que deve ser simples, caso tenha uma estimativa de Xh para determinado assunto evite ultrapassar o que tinha definido.  

Saber classificar a prioridade de cada atividade é essencial para que os prazos não sejam perdidos.  

Dica Move: Você pode usar ferramentas de organização como agendas digitais e algumas colaborativas como Trello ou Click Up, que têm versões gratuitas, facilitando o acompanhamento de cada uma de suas tarefas, deixando-as sempre visíveis para que não se percam. 

Incentivo você a começar aplicar hoje mesmo essas dicas em sua rotina de trabalho e assim aproveitar com o máximo de efetividade o seu TEMPO. 

Sobre o Autor:

Jéssica Gaspari adora aquele cheirinho de livro novo, aprecia uma boa leitura – melhor ainda se for acompanhada de seu gato e um cafezinho. Atualmente, é responsável pelo atendimento e relacionamento da Move42. LinkedIn: Jéssica Gaspari Lourenço.