Você tem dificuldade em acompanhar a produção da sua equipe e o andamento das tarefas que estão sendo realizadas? Esse é um desafio muito comum, enfrentado por líderes de todas as áreas, especialmente em empresas com muitos funcionários.

Mas não se preocupe, existe uma solução para esse problema. O Kanban é uma metodologia ágil, desenvolvida nas fábricas da Toyota durante a década de 1940, utilizada como um sistema de gerenciamento de tarefas que promete aumentar a produtividade. Vamos conhecer mais sobre ela?

O que é Kanban?

Em meados de 1940, Taiichi Ohno, da Toyota, desenvolveu uma metodologia para controlar os estoques de produtos nas fábricas de carro, inspirado no sistema de organização dos supermercados. Muitos anos depois, entretanto, o método passou por pequenas modificações e foi adotado por equipes de desenvolvimento e programação em todo o mundo.

Em 2010, David J. Anderson publicou o livro “Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business”^[1] – ou Mudança Evolucionária de Sucesso para o seu Negócio de Tecnologia, em português, assim como fundou a Kanban University. O objetivo de ambos era descrever e ensinar a utilização do método.

O Kanban consolidou-se, portanto, como um modelo de controle e gestão de fluxo contínuo visual. Sua base é o uso de cartões coloridos – geralmente post-its – para gerenciar tarefas, aumentar a produtividade e melhorar a comunicação entre a equipe.

Funciona mais ou menos assim: em um quadro, cada pessoa da equipe irá anotar suas atividades em post-its e, depois, dividi-las em três colunas principais, que são “para fazer”, “fazendo” e “feito”. Conforme o desenrolar das atividades, as pessoas irão mover seus post-its de uma coluna para a outra, sinalizando seu andamento. Fica mais ou menos assim:

O ideal é que cada membro da equipe tenha um card de cor diferente, facilitando, assim, a visualização.

Além dessas três colunas principais, também pode existir a de “backlog” que é como um banco de ideias e armazena as atividades que não são prioridade no momento, mas serão realizadas em um futuro próximo.

Algumas empresas de diferentes segmentos também optam por adicionar outras colunas ou adaptar o nome das três principais. Na Supernova Comunicação^[2], por exemplo, separamos nossas atividades em: para fazer, em andamento, aguardando aprovação e aprovado – isso porque, dentro de nosso fluxo, precisamos da aprovação dos clientes para considerar uma tarefa como finalizada.

Essa é uma das vantagens do Kanban: ele pode ser adaptado facilmente, de acordo com a necessidade, mas sua metodologia e objetivo permanecem inalterados.

O que é Metodologia Ágil?

No começo desse artigo, me referi ao Kanban como uma metodologia ágil. Mas o que isso significa?

O termo “metodologia ágil” refere-se a um conjunto de métodos que cumprem os requisitos do Manifesto Ágil^[3], sendo, em geral, utilizados como sistema de gerenciamento na área de desenvolvimento de softwares.

Os princípios da metodologia ágil são as entregas contínuas de valor que satisfaçam o cliente, ao mesmo tempo em que são construídas com produtividade e eficiência. Seus principais métodos são o SCRUM e o Kanban.

SCRUM x KANBAN

Apesar de serem metodologias com a mesma origem – e realmente possuírem aplicação semelhante –, o Kanban e o SCRUM se diferenciam em alguns pontos:

1. No Kanban, o fluxo é gerenciado de forma contínua, enquanto no SCRUM é determinado um período de 2 semanas (chamados de sprints) para início e conclusão das atividades.
2. O SCRUM também requer que cada pessoa da equipe possua uma função dentro de cada sprint, enquanto que no Kanban nenhum papel é atribuído a ninguém (além daqueles que já possuem naturalmente dentro da empresa).
3. As métricas utilizadas para analisar cada um também são diferentes.
4. Dentro do Kanban, mudanças podem ser feitas a qualquer momento, se necessário. Por outro lado, o SCRUM requer que as mudanças sejam feitas apenas no período entre sprints, durante a chamada “retrospectiva” (em que a quinzena de trabalho é analisada e discutida por todos).

Por que adotar o Kanban?

A metodologia do Kanban é uma das melhores soluções para empresas que possuem dificuldade com a gestão de projetos. E a melhor parte é que, apesar de envolver o uso de post-its, ela não precisa ser feita de forma presencial, com um quadro físico e pedaços de papel.

Existem ferramentas, como o Mural^[4], que permitem a realização do Kanban mesmo em equipes que atuam remotamente. Além disso, plataformas como o Trello^[5] e o ClickUp^[6] também utilizam os princípios do Kanban e são ótimas opções.

Com essa metodologia, independentemente do tamanho ou segmento da sua empresa, sua gestão de projetos pode ser transformada de modo a trazer mais produtividade e eficácia para seu time!

Marque uma reunião gratuita com nossa equipe e saiba se o Kanban é para você.

[1] Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business – David J. Anderson.

[2] Supernova Comunicação.

[3] Manifesto Ágil.

[4] Mural.

[5] Trello.

[6] Clickup.